Cara Menulis Surat Balasan Penawaran Lengkap dengan Contoh Surat Balasan Penawaran

Surat penawaran merupakan surat yang berisi informasi khusus tentang suatu barang atau jasa. Surat penawaran disebut juga dengan offering letter. Tujuan dari surat penawaran adalah untuk menarik minat calon pembeli atau pembaca terhadap barang yang ditawarkan. Surat ini biasanya digunakan untuk mempromosikan suatu produk kepada calon pembeli. Namun, surat penawaran juga bisa sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim oleh calon pembeli.

Pihak perusahaan yang mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli sudah pasti mengharapkan tindak lanjut atas penawaran tersebut melalui surat balasan. Surat balasan penawaran pada umumnya hampir sama dengan surat penawaran itu sendiri. Meskipun surat balasan penawaran tidak asing lagi di dalam dunia jual-beli, tetapi eksistensinya di masyarakat luas masih belum terlalu familiar jika dibandingkan dengan surat penawaran. Oleh karena itu, kita akan membahas secara lebih mendalam mengenai surat balasan penawaran. Berikut penjelasannya.

Pengertian surat balasan penawaran

Surat balasan penawaran merupakan surat yang ditulis dan dikirimkan guna melakukan konfirmasi kepada pengirim terhadap suatu tawaran. Apabila menyetujui, maka kita harus menuliskan secara jelas apa saja produk yang akan dipesan guna menunjang kinerja perusahaan. Selain itu, surat balasan juga seharusnya berisi jangka waktu yang diberikan kepada pihak pengirim dalam menyedikan produk yang dipesan. Namun, apabila menolak, pihak pembuat surat balasan juga harus menyertakan alasannya dengan jelas di dalam surat.

Ciri-ciri surat balasan penawaran

• Berisikan jawaban mengenai penawaran yang telah diajukan melalui surat penawaran.
• Bersifat resmi, biasanya disusun secara formal meliputi kop, nomor surat, logo resmi perusahaan, dan lain-lain.
• Bahasa yang digunakan tertata, santun, sopan, dan tidak memuat kata-kata tidak pantas.
• Isi suratnya bermacam-macam tergantung pihak terkait yang memberikan balasan, apakah setuju, menolak, bahkan masih menimbang keputusan.
• Ditulis secara detail dan tidak asal-asalan.

Tips dalam menulis surat balasan penawaran

1. Gunakan bacaan yang baik, usahakan pembahasan tidak keluar dari konteks.
2. Penulisan surat harus sesuai dengan EYD bahasa Indonesia yang baik dan benar.
3. Gunakan kata-kata yang baik, jelas, tepat, padat, sopan, dan tidak bertele-tele.
4. Ditulis dengan jelas, surat ditujukan untuk siapa.
5. Perhatikan kembali surat yang telah kita tulis, sudah benarkah atau belum. Apabila masih terdapat kesalahan segera lakukan revisi.
6. Usahakan surat dalam keadaan bersih dan rapi.

Tata cara menulis surat balasan penawaran

• Cantumkan logo, kop surat, tanggal pembuatan, nomor surat, lampiran, dan perihal secara berurutan.
• Tuliskan siapa yang akan dituju di dalam surat balasan penawaran tersebut beserta dengan alamat penerima.
• Sebelum masuk ke inti surat, tulis ucapan terima kasih terlebih dahulu.
• Tulis isi surat yang berisikan jawaban atas penawaran yang telah dikirim sebelumnya. Sesuaikan jawaban, apakah menyetujui, menolak, atau bahkan masih memerlukan pertimbangan lebih lanjut. Sertakan detail atau alasan dengan jelas. Dapat menyertakan batas waktu pengiriman suatu produk.
• Akhiri dengan ucapan terima kasih.
• Sertakan tanda tangan pembuat surat balasan penawaran.

Contoh surat balasan penawaran

Berikut ini adalah contoh dari surat balasan penawaran.